Налетай, торопись, покупай… полезные идеи.

Как работает «Ярмарка идей» в «ОМК-ИТ»

В январе 2017 года в «ОМК-ИТ» начала свою работу «Ярмарка идей». О предпосылках, правилах и результатах ее работы рассказывает Елена Казанцева, куратор программы.

— Что послужило предпосылкой к запуску проекта?

Елена: Несколько лет мы в компании развивали программу целеполагания «Вектор», которая по сути является традиционной системой постановки целей: есть цель (часто — поставленная руководителем), есть срок, в который ее нужно выполнить, и четкий показатель оценки эффективности. На второй год программы мы включили в нее почти всех сотрудников и поняли, что наши ожидания не оправдываются. Было много формализма, активность начиналась ближе к концу года, когда всем нужно было отчитаться по целям. Получалась «обязаловка», которая никому не нужна.

У нас большая часть сотрудников — молодые люди, которым очень важны такие понятия как свобода, публичность, прозрачность, простота в отношениях. Хотелось создать атмосферу открытости, сфокусироваться на способностях и умениях сотрудников, их реальной мотивации и вовлеченности в рабочий процесс. На том, что людей мотивирует и одновременно важно для компании.

Промо-ролик проекта

— Какие задачи вы поставили перед «Ярмаркой идей»?

Елена: Нам нужна была площадка, где сотрудники сами могли свободно высказать все свои идеи и предложения, которые затем станут целями и дадут конкретный результат. Причем не просто высказать, но и все предложения обсудить, дополнить. Развить идею, или наоборот, понять, что она неактуальна. Раньше такой публичности не было. У кого какие цели, кто чем занимается, какие результаты показывает — знали только руководители.

«Ярмарку идей» мы открыли в январе 2017 года. Ее участниками стали все сотрудники компании. В проекте очень многое построено на коммуникациях, так как сотрудникам приходится договариваться с друг другом. Все открыто — кто и что предлагает, кто реализует, как собираются команды исполнителей, какие получаются результаты.

Так выглядит рабочее пространство «Ярмарки»

— А в чем планировалось измерять эффект?

Елена: Мы считаем количество поданных идей, количество реализованных идей и эффект от их реализации. Уже на этапе публикации идеи авторам нужно выбрать один из двух типов идеи: сложная или достижимая. Сложная — если эффект более 2 млн рублей, все что меньше — достижимая. То есть еще на подготовительном этапе сотрудники просчитывают потенциальный экономический эффект. А после того, как идея внедрена, мы считаем фактические эффекты. Это обязательное условие для сложных идей и желательное для достижимых.

— Можете поделиться числовыми результатами?

Елена: Числовые результаты, позвольте, мы сохраним в секрете, но если говорить об инвестициях в платформу, то они, конечно, многократно окупились.

— Расскажите, как запускали проект?

Елена: Традиционно, в конце года мы проводим отчетную встречу руководителей с коллективом, где рассказываем о результатах работы за год. Первое время это были обычные собрания, на которых руководители с помощью презентаций, диаграмм и графиков рассказывали о достижениях подразделений. Официально и, откровенно говоря, скучно. Для того, чтобы представить сотрудникам «Ярмарку» мы кардинально поменяли формат. Сделали настоящее театрализованное представление, с костюмами, декорациями, звуком. На сцене были не руководители, а «купцы» и «мастера». Которые «продавали» свои достижения и предлагали идеи для развития. Было весело! Никто такого не ожидал, конечно. А теперь в таком театрализованном формате проходят все наши годовые отчеты.

Мы этим хотели показать, что теперь работа над улучшениями, идеями будет менее формальной, хотели задать вот это настроение открытости и простоты, о котором я говорила в начале. С помощью юмора и каких-то игровых моментов.

Ежегодный отчет в «Ярмарочном» стиле

— Как построен процесс работы с идеями?

Елена: Свобода, конечно, благодатная почва для идей и открытий. Но всегда нужен кто-то, кто будет следить «за порядком». В нашем случае, это совет экспертов, который принимает все важные решения, и прежде всего, быть идее или нет. Это своего рода парламент, который мы назвали «Гильдия мастеров». В совет входят 10-15 сотрудников из различных подразделений ОМК-ИТ: менеджеры эксплуатации, архитекторы, разработчики, руководители проектов. Каждая новая идея проходит их оценку. Работа «Гильдии» — это постоянная реализация закона единства и борьбы противоположностей, который, как известно, является движущей силой развития. Вот и мы развиваемся через борьбу противоречий, мнений, интересов разных отделов, практик, площадок, которые представлены в «Гильдии» и у которых, в то же время, одна цель — работа в интересах бизнеса ОМК. Потому что все они работники одной компании.

Если говорить о жизненном цикле идей, то в нем пять основных этапов:

• экспертная оценка,
• поиск реализатора,
• народная оценка,
• реализация,
• идея реализована

Сначала идею оценивает «Гильдия». Чтобы у экспертов была вся необходимая исходная информация для объективной оценки, на этапе публикации идеи у нас есть обязательные поля, которые должен заполнить автор. Если у Гильдии остаются вопросы, она приглашает автора на встречу (все такие собрания у нас проходят в онлайне) для дополнительного обсуждения. Дальше у идеи два пути: она либо принимается, либо отклоняется. По статистике, у нас более 60 процентов идей принимаются к реализации. После принятия, у идеи должен появится главный реализатор, тот, кто будет руководить всеми работами. Часто это бывает автор, но не обязательно. И в этом для нас еще одно преимущество «Ярмарки». Кому-то проще придумывать идеи, а кому-то воплощать. На «Ярмарке» идею может взять в работу любой, кто захочет. Для этого у нас есть этап «поиск реализатора», когда все желающие оставляют своим заявки. Когда реализатор выбран, начинается «народная оценка». Здесь все участники системы инвестируют свои золотые в фонд реализации, тем самым высказывая свою поддержку идее. Этот фонд в последствии распределяется между теми, кто работал над внедрением. Самый долгий этап — «реализация». Здесь важно не «потерять» идеи из виду, потому что иногда улучшение может реализовываться много месяцев. Для этого у нас есть обязательный отчет главного по идее о ходе работ. Ну и последний этап – «идея реализована». «Гильдия» рассматривает результаты реализации, подтверждает их и реализаторы получают заработанные золотые.

— Расскажите о персонажах «Ярмарки»?

Елена: На «Ярмарке» есть обезличенные персонажи Городовой и Петрушка. Они следят за соблюдением правил платформы и выступают своего рода модераторами, вовлекающими в работу. Почему именно эти персонажи? Петрушка — это, наверное, первое, что ассоциируется с ярмаркой. А Городовой — некий противовес ему, важный, строгий и требующий, чтобы все было по правилам. Долго время никто из участников «Ярмарки» не знал, кто в реальности скрывается за аккаунтами Петрушки и Городового – мы держали это в секрете. Было весело, потому что это был продукт коллективного творчества. И иногда можно было подумать, что у Петрушки раздвоение личности… Парадокс в том, что сейчас и Городовой, и Петрушка — это один реальный человек, и раздвоение личности иногда бывает у меня:).

Петрушка, заводила проекта

Городовой, надзиратель и контролер

— За что участники зарабатывают «золотые»?

Елена: Зарабатывают на реализации идей, либо на инвестициях в идеи. Но система построена так, что на одних инвестициях много не заработаешь, нужно вступать в команды реализаторов.

Кроме того, мы задействуем «Ярмарку» для реализации других наших программ. Например, развитие сервисности или внутреннее обучение. За определенные действия, участники получают баллы, по которым формируются рейтинги, либо дополнительные золотые.

Так, например, в программе развития клиентоориентированности мы запускаем разные конкурсы, и одним из заданий было написать интересные факты о своих коллегах. Номинация называлась «Внутренний клиент» (внутри компании мы друг для друга тоже своего рода клиенты). Так мы определили самого коммуникабельного и самого узнаваемого сотрудника. Соответственно, кто знает больше всех фактов о других, и тот, о ком известно больше всего. Все это делали в «Ярмарке»: публиковали карточку каждого сотрудника и смотрели комментарии с описанием фактов. Это вызвало большое оживление в системе. Сотрудники ждали, когда опубликуют их карточку, переживали, если мы кого-то забыли. Нам такие спецпроекты помогают поддерживать вовлеченность в работу с «Ярмаркой».

Еще одна из программ сейчас тоже задействует «Ярмарку». Это проект из области внутреннего развития и управления знаниями. Наши сотрудники часто принимают участие в различного рода конференциях, форумах, ездят на обучение, улучшают свои профессиональные знания. Чтобы у них был интерес делиться новой информацией с коллегами, мы запустили в системе квесты. Каждый участник обучения или конференции проводит митап, а шаги по его организации и результатам отмечает в виде квеста, получая за это дополнительные баллы и золотые в «Ярмарке». Так мы даем людям дополнительную мотивацию проводить такие встречи, делиться знаниями. У нас формируется рейтинг тех, кто делает это активнее.

— А на что можно потратить «золотые»?

Елена: Можно получить денежную премию, то есть напрямую конвертировать виртуальные золотые в рубли. А можно приобрести товары в «Торговых рядах». Наибольшей популярностью пользуются различные гаджеты (наушники, портативные колонки, жесткие диски), очень часто покупают товары для активного отдыха, спорта, настольные игры.

— С какими трудностями сталкивались за время проекта, как с ними справлялись?

Елена: Самым сложным, наверно, было наладить работу «Гильдии». Сформулировать правила, по которым принимаются идеи. До сих пор, спустя почти два года, Гильдии иногда сложно принять решение, быть идее или нет. Текущая ли это работа или новая идея? Действительно улучшение или обременение? Иногда приходится глубоко уходить в технические детали, а на это нужно время. Но, как говорится, в споре рождается истина. Состав Гильдии разный и всегда есть альтернативные точки зрения. В целом, результатом их дискуссий становится изменение правил «Ярмарки», формирование соглашений внутри Гильдии для тех или иных случаев. Всегда находятся области для развития и улучшения внутри «Ярмарки».

Важна работа с дублями. Нужно отличать, где идея просто повторяет ту, что была ранее, а где это «тираж», реализация того же, но, например, на другой площадке и, соответственно, со своими особенностями.

Очень важный момент — по каким критериям принимать реализованные идеи. Каким должен быть результат? Все это мы просим авторов обозначать еще на этапе подачи улучшения. Еще один момент, с которым боремся «ручным управлением», это когда идея с хорошим эффектом набирает небольшой инвестиционный фонд. Такая ситуация возникает по разным причинам. Идея может быть технически сложная и поэтому не всем понятная, или в один и тот же момент на «народной оценке» с ней другие, более яркие идеи, по улучшению, например, рабочего пространства. Они всегда популярны. В этом случае, чтобы у команды, реализующей идею с небольшим фондом, все-таки была какая-то мотивация, увеличиваем фонд вручную, после внедрения и подсчета реального эффекта.

— Сколько людей поддерживает проект?

Елена: На этапе запуска это была команда из пяти человек, затем поддержкой занималось двое, теперь вполне достаточно одного. Так как все процессы уже отлажены. Ведет проект HR подразделение, задействованы сотрудники по внутрикорпоративным коммуникациям.

— Что бы вы посоветовали тем, кто сейчас только подходит к запуску такого проекта, сомневается, боится, считает бюджет и т.п.?

Елена: Подобные проекты помогают увидеть реальную вовлеченность людей в рабочие процессы и процессы улучшений. Кого и что мотивирует, какая часть команды открыта изменениям, а кому это все вообще не интересно. Многие сотрудники для нас открылись в этом проекте. Поэтому, конечно, подобные инициативы можно и нужно внедрять. Но весь процесс должен быть тщательно подготовлен, продуман и после внедрения сопровождаться модераторами. Элементы игры должны быть интегрированы в рабочие процессы и в корпоративную культуру. И, конечно, нужно помнить, что важна не игра сама по себе, а то, какой эффект все это дает. Должна быть возможность посчитать эту эффективность.

«ОМК-Информационные технологии» входит в состав Объединенной металлургической компании и осуществляет комплексное обслуживание в сфере IT-консалтинга и разработки IT-решений для предприятий, входящих в группу компаний ОМК.

Объединенная металлургическая компания (АО «ОМК») – один из крупнейших российских производителей продукции для ведущих энергетических, транспортных и промышленных компаний.