Как корпоративный марафон привел к созданию единого портала в BSS

После успешного запуска новогоднего марафона в «Бэнкс Софт Системс» стало очевидно, что внутренняя коммуникация нуждается в новом уровне. Так родилась идея корпоративного портала, который объединил сотрудников и сделал доступ к важной информации проще. О том, какие задачи стояли перед проектом, как проходила подготовка и с какими вызовами столкнулись, «Пряникам» рассказала Анна Смолина — бизнес-партнер HR департамента по работе с персоналом.

— Что подтолкнуло вас к созданию комплексного портала, и какие задачи были поставлены перед проектом?

Анна: После проведения новогоднего марафона мы осознали, насколько важна интеграция всех сотрудников в единое информационное пространство. О создании портала, который бы объединял сотрудников, улучшал внутреннюю коммуникацию и вовлеченность мы думали уже несколько лет. Марафон показал, что даже те сотрудники, которые раньше не участвовали в подобных проектах, вовлекаются активно, и это вдохновило двигаться дальше и запустить полноценный корпоративный портал.

Мы поставили задачу улучшить вовлеченность и коммуникацию внутри коллектива, а основная цель заключалась в создании единого пространства, где сотрудники могли бы легко найти важную информацию: документы, базы знаний, материалы для обучения, а также просто общаться и взаимодействовать между собой.

— Расскажите, как готовился запуск портала? Кто занимался подготовкой контента?

Анна: Запуск готовился несколькими департаментами: HR, маркетинга и информационных технологий. Сначала мы решили задачу интеграции портала в уже существующую систему учётных записей, чтобы сотрудники могли входить в портал с тем же логином и паролем. Этот процесс занял некоторое время, поскольку требовалась техническая поддержка для настройки интеграции через Active Directory. Далее продумали структуру и содержание портала, учитывая все возможности и цели, и сосредоточились на переносе информации с текущего портала, определяя, что может быть перенесено, а что нужно создать заново. Команды HR и маркетинга занимались подготовкой контента и визуала, а также организацией всей коммуникации с сотрудниками.

— Сколько времени ушло на подготовку контента и синхронизацию?

Анна: Я бы сказала, что весь процесс занял от 3 до 6 месяцев. Были небольшие технические проблемы, которые решились ближе к финалу, когда все основные элементы уже были готовы.

— Как сотрудники узнали о новом портале и как вы их вовлекали? И расскажите побольше о самом портале: какие у него функции и как вы его позиционировали внутри компании?

Анна: Мы позиционируем портал как корпоративное пространство для сотрудников. Вовлеченность было организовать достаточно просто, потому что сотрудники уже были знакомы с платформой. Виртуальный персонаж Бейсик тоже был ранее задействован в марафоне и стал постоянным маскотом на портале. Начали мы с активности, связанной с этим персонажем, а также с благодарностей, которые стали неотъемлемой частью платформы. Ввели виртуальную валюту, которую сотрудники могут зарабатывать за участие в конкурсах, викторинах и активностях на портале, а затем тратить на мерч. А для того чтобы привлечь внимание, создали квест, где сотрудники должны были заполнить свои профили. Активность на старте была достаточно высокой.

— Какие возможности для заработка виртуальной валюты есть на портале?

Анна: Помимо благодарностей, сотрудники могут заработать валюту, участвуя в викторинах, конкурсах и розыгрышах, а также за получение бейджей за определенные достижения. Периодически мы проводим акции, когда валюту начисляем за участие в опросах или других активностях. Виртуальная валюта даже начала использоваться вне портала: коллеги шутят, обмениваются информацией и ведут неформальные обмены за валюту, что добавляет веселья и вовлеченности.

— Чем наполнен портал с точки зрения контента? Какие сервисы доступны для сотрудников?

Анна: На портале собрана вся информация по компании, включая ценности, документы, бланки, правила для новых сотрудников, а также различные ресурсы по обучению и развитию. Мы регулярно актуализируем данные и добавляем разделы, такие как скидки для сотрудников, информация по ДМС, зарплатные проекты и прочее. Также недавно был добавлен раздел с фотогалереей, где публикуются фотографии с мероприятий. Еще есть раздел с HR-лайфхаками, актуальными курсами и советы по обучению, что делает портал полезным инструментом для сотрудников.

— А кто занимается поддержанием актуальности контента на портале?

Анна: Поддержанием актуальности занимаются различные департаменты в зависимости от тематики контента. Например, отдел кадров актуализирует документы, а HR и обучение следят за информацией по обучению и развитию сотрудников. В среднем поддержание контента занимает около 10-15% времени сотрудников, если не проводится массовых мероприятий или других активностей.

— Есть ли какие-то показатели эффективности по порталу?

Анна: Отслеживаем вовлеченность сотрудников, например, количество зарегистрированных пользователей, активность в конкурсах и викторинах. В прошлом году в этих показателях был значительный рост. Также видим повышение вовлеченности в социальных проектах и в процессе взаимодействия сотрудников через платформу. Сотрудники стали гораздо более активными и заинтересованными в использовании портала.

— Какие планы по дальнейшему развитию портала?

Анна: Мы планируем продолжать проводить различные мероприятия, например, викторины и конкурсы, и использовать портал для работы с идеями сотрудников в рамках Хакатона.

Также будем внедрять элементы геймификации, такие как новые бейджи и голосования. В этом году запланировано внедрение модуля оценки 360, который тоже будет интегрирован в портал, и надеемся, что он улучшит обратную связь и взаимодействие с сотрудниками.

— Какие функции портала для вас наиболее важны?

Анна: Безусловно, наиболее важной функцией является возможность сотрудников благодарить друг друга. Это не только способствует положительной атмосфере в коллективе, но и стало частью нашей корпоративной культуры. Также важными являются элементы геймификации, такие как виртуальная валюта и бейджи – они добавляют интерес и вовлекают сотрудников. Без этих функций портал был бы гораздо менее привлекательным и функциональным.

— Недавно в одном из департаментов сотрудники получили бейджи в морской тематике. Чем обусловлена такая идея?

Анна: Идея создания бейджей в морской тематике возникла для того, чтобы выделить сотрудников одного из наших департаментов. Наш креативный дизайнер предложил использовать морскую символику, и мы решили, что департамент напоминает подводное царство с его уникальными обитателями. Каждому морскому животному было дано описание, соответствующее роли сотрудника. В результате каждый сотрудник получил один или несколько бейджей с морской тематикой, что стало приятным и интересным опытом для всей команды.

— Какие трудности возникали во время подготовки и использования корпоративного портала?

Анна: Одним из самых сложных этапов был запуск портала. Мы разбирались в том, как все будет работать, какие ограничения существуют, и настраивали синхронизацию. В начале возникали небольшие проблемы: некоторые сотрудники не попадали на портал, а данные не синхронизировались сразу. Однако со временем эти проблемы ушли, и сейчас ситуация значительно улучшилась. На данный момент такие запросы случаются редко, а сама работа с порталом стала намного удобнее. Вовлечь сотрудников было не так сложно, в том числе благодаря новогоднему марафону, который создал отличную возможность для старта. После этого увлекать людей стало гораздо проще.

— Что для вас стало самым вдохновляющим результатом внедрения портала?

Анна: Самым вдохновляющим стало получение положительных отзывов от сотрудников. Мы действительно видим, что им нравится пользоваться порталом. Многие пишут, а также делятся множеством положительных отзывов через руководителей. Это особенно важно, учитывая нашу территориальную разрозненность: команда работает из разных уголков страны, и портал стал тем инструментом, который объединяет нас. Он стал центром для взаимодействия, и вовлеченность сотрудников в различные активности радует. Люди активно ждут новых возможностей: например, накопление виртуальной валюты или запуск виртуального магазина. Это способствует росту интереса и вовлеченности к продукту, и, безусловно, вдохновляет на дальнейшую работу.

— Какие рекомендации вы бы дали компаниям, которые только планируют внедрение корпоративного портала?

Анна: Если у компании еще нет корпоративного портала, то внедрение такого инструмента крайне важно, особенно если сотрудники находятся в разных локациях. Портал служит объединяющим пространством, которое облегчает доступ к информационным ресурсам и документам. Для нас это стало важным шагом в оптимизации работы. Также хотелось бы отметить, что при выборе портала важен простой и интуитивно понятный интерфейс. Когда сотрудники могут легко разобраться с функционалом, будь то прохождение квестов или нахождение информации о результатах, это значительно повышает интерес к продукту. Убедитесь, что интерфейс будет доступен для всех сотрудников и что он соответствует вашим нуждам. Внедрение такого ресурса точно будет на пользу и поможет наладить взаимодействие внутри команды.

Компания BSS — российский разработчик комплексного программного решения, включающего платформу ДБО нового поколения Digital2Go, в том числе использующую микросервисы, инновационную омниканальную диалоговую платформу Digital2Speech и комплексную систему информационной безопасности.