Как эффективно управлять внутренними коммуникациями в организации

Рассказываем, зачем нужны внутренние коммуникации в организации и как их максимально эффективно выстроить.

Что такое внутренние коммуникации?

(они же внутриком)

Внутренние коммуникации представляют собой процесс обмена информацией и идеями внутри организации между её сотрудниками и уровнями управления. Это важный элемент внутренней работы компании, который обеспечивает эффективность работы коллектива и достижение поставленных целей.

Они помогают создать единую команду, способную эффективно решать задачи и достигать поставленных целей. Рассмотрим некоторые из них.

Цели коммуникации в организации

1. Передача информации: одной из основных целей коммуникации является передача важной информации между сотрудниками и различными уровнями управления в организации. Это может включать цели, задачи, политики, процедуры, новости и другую информацию, которая необходима для выполнения работы и принятия решений.

2. Установление взаимопонимания: коммуникация также служит цели установления взаимопонимания между сотрудниками. Чёткое общение позволяет сотрудникам лучше понимать друг друга, выяснять различия, решать конфликты и строить взаимоотношения на основе доверия и уважения.

3. Мотивация и вовлечение: коммуникация в организации может использоваться для мотивации сотрудников и повышения их вовлечённости в работу. Регулярные обратные связи, признание достижений, обмен идеями и сотрудничество способствуют созданию мотивационной среды и укреплению командного духа.

4. Развитие и обучение: коммуникация также может быть использована для обучения и развития сотрудников. Организация внутренних тренингов, обмен опытом и знаниями, обратная связь по работе способствуют профессиональному росту и развитию сотрудников.

5. Принятие решений: коммуникация играет важную роль в процессе принятия решений в организации. Обмен мнениями, анализ информации, обсуждение альтернативных вариантов и совместное принятие решений позволяют достичь наилучших результатов и учесть различные точки зрения.

6. Укрепление организационной культуры: коммуникация также способствует укреплению организационной культуры. Регулярные коммуникационные мероприятия, обмен ценностями и принципами, вовлечение сотрудников в жизнь компании помогают создать единую идентичность и укрепить чувство принадлежности к организации.

Каналы внутренних коммуникаций (внутрикома)

Зачем нужны внутренние коммуникации?

Во-первых, внутренние коммуникации способствуют эффективной передаче информации. Они позволяют распространять актуальные новости, важные изменения в организации и стратегии, а также формировать обмен знаниями и опытом между сотрудниками. Благодаря этому, все сотрудники остаются в курсе происходящего и могут принимать информированные решения.

Рубрика «Хорошие новости» на корпоративной платформе «Пряников»

Во-вторых, внутренние коммуникации способствуют укреплению организационной культуры. Они помогают популяизировать ценности и миссию компании, поддерживать и развивать её уникальную идентичность. Это важно для создания единого коллективного сознания и укрепления чувства принадлежности к организации.

В-третьих, внутренние коммуникации стимулируют сотрудничество и кооперацию. Они предоставляют возможность для сотрудников работать в команде, обмениваться идеями и решать проблемы совместно. Когда сотрудники имеют доступ к информации и могут свободно общаться, это способствует развитию коллективного интеллекта и повышению качества принимаемых решений.

Как сотрудники могут презентовать новую идею компании

Внутренние коммуникации также способствуют повышению мотивации и удовлетворенности сотрудников. Когда информация передается ясно и открыто, сотрудники лучше понимают свою роль в организации и могут видеть, как их вклад влияет на достижение общих целей. Они также могут быть более вовлечены в процессы принятия решений и иметь возможность делиться своими идеями и предложениями.

Наконец, внутренние коммуникации помогают устанавливать и поддерживать отношения доверия внутри компании. Когда сотрудники имеют возможность открыто общаться и выражать своё мнение – это способствует созданию атмосферы взаимного уважения и понимания. Взаимодействие между уровнями управления и сотрудниками также помогает улучшить коммуникацию и предотвратить появление конфликтов.

Сотрудники отправляют друг другу благодарности в общей ленте новостей

Подытожим: внутренние коммуникации играют важную роль в эффективной организации внешних и деловых коммуникаций. Они помогают создать единое понимание и выработать стратегию общения, что обеспечивает согласованность сообщений, исключает противоречия и предотвращает недоразумения. Внутренняя коммуникация также способствует стимулированию мотивации и сотрудничества внутри команды или организации, что влияет на качество внешних коммуникаций и отношений с внешними стейкхолдерами. Кроме того, хорошо налаженные внутренние коммуникации создают положительный имидж компании, делают её более привлекательной для внешних партнеров и клиентов, а также способствуют удержанию и привлечению квалифицированных сотрудников.

Каналы и инструменты внутренних коммуникаций

Внутренние коммуникации в компании могут осуществляться с использованием различных инструментов. Рассмотрим некоторые из них:

• Внутренние чаты и мессенджеры: такие инструменты, как Slack, Microsoft Teams или Telegram, предоставляют возможность быстрой и мгновенной коммуникации между сотрудниками. Они позволяют создавать групповые чаты, обмениваться файлами, делиться ссылками и решать задачи в режиме реального времени.
• Внутренние информационные порталы и интранеты: это веб-платформы, разработанные специально для внутренней коммуникации в компании. Они позволяют предоставлять сотрудникам доступ к различным ресурсам, таким как новости компании, политики, процедуры, обучающие материалы и другую внутреннюю информацию.
• Системы управления проектами: такие инструменты, как Trello, Asana или JIRA, предоставляют возможность организации и контроля выполнения проектов. Они позволяют распределить задачи, установить сроки, отслеживать прогресс и обмениваться информацией между участниками команды.
• Собрания и презентации: организация регулярных собраний и презентаций может быть эффективным способом коммуникации внутри компании. Они позволяют сотрудникам обсудить важные вопросы, представить новые идеи, обменяться информацией и участвовать в принятии решений.
• Корпоративные журналы и бюллетени: это печатные или электронные издания, которые содержат информацию о новостях компании, достижениях сотрудников, интервью с руководителями и другую полезную информацию. Они позволяют донести важные сообщения до сотрудников и укрепить организационную культуру.
• Внутренние социальные сети: такие платформы, как «Пряники», предоставляют возможность создания внутренних социальных сетей для коммуникации и обмена информацией между сотрудниками. Они позволяют создавать профили, публиковать сообщения, комментировать и лайкать, общаться в мессенджере, работать с идями, а также обмениваться файлами и документами.

Как выглядит корпоративная платформа «Пряники».
Хочу посмотреть демо-стенд «Пряников».

Все эти инструменты внутренней коммуникации имеют свои преимущества и могут быть использованы в зависимости от потребностей и характера работы компании. Важно выбрать те инструменты, которые наиболее эффективно подходят для конкретной организации и способствуют достижению ее целей.

Виды коммуникаций внутри организации

Внутри организации существует несколько видов коммуникаций, каждая из которых играют важную роль в эффективной работе и достижении поставленных целей. Поскольку любая организация иерархически организована, можно выделить следующие виды внутренних коммуникаций:

Вертикальная коммуникация: это коммуникация, которая происходит между различными уровнями управления в организации. Вертикальная коммуникация может быть направлена сверху вниз (от высшего руководства к нижнему уровню) или снизу вверх (от нижнего уровня к высшему руководству). Она позволяет передавать цели, задачи, инструкции, политики и другую важную информацию. Вертикальная коммуникация также может включать обратную связь, чтобы сотрудники могли делиться своими мнениями, идеями и проблемами с руководством.

Горизонтальная коммуникация: это коммуникация, которая происходит между сотрудниками на одном уровне управления или в одном отделе. Горизонтальная коммуникация позволяет обмениваться информацией, координировать работу, решать проблемы и сотрудничать в рамках конкретных проектов или задач. Она способствует более эффективной координации и сотрудничеству внутри организации.

Диагональная коммуникация: это коммуникация, которая происходит между сотрудниками разных уровней управления или отделов в организации. Диагональная коммуникация может быть направлена как вверх и вниз, так и горизонтально. Она способствует обмену информацией, идеями и опытом между разными частями организации, что может привести к новым идеям, инновациям и улучшению процессов.

Также внутренние коммуникации можно разделить на формальные и неформальные.

Формальная коммуникация: это коммуникация, которая осуществляется через официальные каналы и процедуры в организации. Она может включать в себя письма, электронные сообщения, отчеты, презентации и другие формальные документы. Формальная коммуникация используется для передачи официальной информации, такой как политики, процедуры, новости компании и другая важная информация.

Неформальная коммуникация: это коммуникация, которая происходит неофициально и неформально между сотрудниками. Она может включать беседы у кофейного автомата, обеденные перерывы, чаты, социальные сети и другие неформальные средства общения. Неформальная коммуникация способствует установлению отношений доверия, обмену информацией, созданию связей и укреплению командного духа внутри организации.

Все эти виды коммуникаций взаимосвязаны и важны для эффективного функционирования организации. Она должна поддерживаться правильными каналами коммуникации, открытостью, ясностью и понятностью передаваемой информации, а также с учётом особенностей и потребностей сотрудников.

Особенности внутренних коммуникаций в организации

Внутренние коммуникации в организации имеют свои особенности, которые необходимо учитывать для эффективной работы и достижения поставленных целей. Рассмотрим некоторые из них.

1. Ясность и открытость: внутренние коммуникации должны быть ясными и открытыми, чтобы все сотрудники могли понять передаваемую информацию и идентифицировать свою роль в организации. Необходимо избегать двусмысленности и неопределенности, чтобы избежать недоразумений и конфликтов.

2. Двусторонняя коммуникация: важной особенностью внутренних коммуникаций является возможность обратной связи и диалога между сотрудниками и руководством. Необходимо создавать условия, чтобы сотрудники могли высказывать свои мнения, задавать вопросы и делиться своим опытом.

3. Разнообразие коммуникационных каналов: важно использовать разнообразные каналы, чтобы удовлетворить потребности разных сотрудников и обеспечить эффективную передачу информации.

4. Культура коммуникации: внутренние коммуникации в организации должны быть основаны на культуре коммуникации, которая способствует открытости, взаимному уважению и сотрудничеству. Важно создать атмосферу, где сотрудники чувствуют себя комфортно высказывать свои идеи и мнения, а также задавать вопросы и обсуждать проблемы.

5. Своевременность: внутренние коммуникации должны быть своевременными, чтобы информация была передана в нужный момент. Опоздание с передачей информации может привести к задержкам в работе, недоразумениям и негативному влиянию на результаты организации.

6. Персонализация: каждый сотрудник в организации имеет свои особенности и предпочтения в коммуникации. Поэтому важно учитывать индивидуальные потребности и предпочтения сотрудников и выбирать подходящие инструменты и каналы коммуникации для эффективного взаимодействия.

7. Поддержка руководства: руководство организации должно активно поддерживать внутренние коммуникации и создавать благоприятные условия для их развития.

Руководитель поздравляет сотрудника с днём рождения в общей ленте

Критерии эффективности внутренних коммуникаций

Определение эффективности внутренних коммуникаций в компании может быть основано на ряде критериев, которые отражают успешность обмена информацией и взаимодействия между сотрудниками. Рассмотрим некоторые из них:

• Понимание целей и задач: эффективные внутренние коммуникации должны быть направлены на достижение целей и задач организации. Если сотрудники ясно понимают, какая информация им нужна и какую роль они играют в достижении целей компании, это свидетельствует о эффективности коммуникаций.
• Распространение информации: эффективные внутренние коммуникации должны обеспечивать своевременную и достоверную передачу информации сотрудникам. Если информация достигает нужных лиц вовремя и без искажений, это говорит о высокой эффективности коммуникаций.
• Обратная связь: эффективные внутренние коммуникации должны предоставлять возможность для обратной связи от сотрудников. Если сотрудники могут высказать свои мнения, задать вопросы и предложить идеи, а также получить обратную связь от руководства, это свидетельствует о эффективности коммуникаций.
• Участие и вовлеченность: эффективные внутренние коммуникации должны способствовать участию и вовлеченности сотрудников. Если сотрудники активно участвуют в обмене информацией, обсуждении важных вопросов и принятии решений, это указывает на высокую эффективность коммуникаций.
• Климат доверия: эффективные внутренние коммуникации должны способствовать созданию атмосферы доверия и открытости в организации. Если сотрудники чувствуют, что могут свободно выразить свое мнение, делиться информацией и обсуждать проблемы, это говорит о высокой эффективности коммуникаций.
• Координация и согласованность: эффективные внутренние коммуникации должны способствовать согласованности и координации действий сотрудников. Если коммуникации помогают сотрудникам понять свои роли и задачи, скоординировать свои действия и работать в едином направлении, это свидетельствует о высокой эффективности коммуникаций.

Оценка эффективности внутренних коммуникаций может проводиться с помощью анкетирования, опросов, мероприятий обратной связи, анализа данных и метрик. Важно проводить регулярные оценки и корректировать стратегию коммуникаций, если необходимо, чтобы обеспечить эффективность внутрикома в компании.

Стратегия управления внутренними коммуникациями

Рассмотрим некоторые ключевые аспекты стратегии управления внутренними коммуникациями.

1. Цели и задачи: стратегия управления внутренними коммуникациями должна определить цели и задачи коммуникации в организации. Они могут включать передачу информации, повышение взаимопонимания, мотивацию сотрудников и другие аспекты, которые необходимы для достижения целей организации. Четко определенные цели помогают сосредоточиться на необходимых коммуникационных задачах и избежать излишнего разброса усилий.

2. Целевая аудитория: стратегия также должна определить целевую аудиторию, к которой будет направлена коммуникация. Разные группы сотрудников могут требовать различных подходов и информации. Необходимо учитывать различия в уровне знаний, интересах и потребностях сотрудников при разработке стратегии коммуникации.

3. Каналы коммуникации: стратегия должна определить каналы коммуникации, которые будут использоваться для передачи информации. В зависимости от потребностей организации и целевой аудитории, это могут быть электронная почта, внутренние чаты, собрания, внутренние порталы, социальные сети и другие средства коммуникации. Комбинация различных каналов может улучшить эффективность коммуникации и обеспечить достижение поставленных целей.

4. Обратная связь и измерение результатов: стратегия управления внутренними коммуникациями должна предусматривать механизмы обратной связи и измерение результатов. Организация должна иметь возможность оценить эффективность коммуникации и внести корректировки при необходимости. Сбор обратной связи от сотрудников, опросы, анализ данных и метрик помогут понять, насколько успешна стратегия коммуникации и какие улучшения могут быть внесены.

5. Система управления изменениями: стратегия управления внутренними коммуникациями должна быть гибкой и учитывать изменения в организации. Она должна поддерживать процесс управления изменениями и обеспечивать своевременную и достоверную информацию для сотрудников. Коммуникация должна уменьшать негативные эмоции и сопротивление при внедрении изменений.

Кейс корпоративной социальной сети компании DHL

Как выстроить эффективную систему внутренних коммуникаций

Выстраивание эффективной системы внутренних коммуникаций является ключевым фактором для успешного функционирования организации. Ниже приведены некоторые шаги, которые помогут построить такую систему.

• Анализ текущей ситуации: первым шагом является проведение анализа текущей ситуации в организации. Необходимо определить, какая информация необходима сотрудникам для их работы, как она передается, какие проблемы и препятствия возникают при коммуникации. Это поможет понять сильные и слабые стороны текущей системы коммуникации и определить области для улучшения.

• Определение целей: следующим шагом является определение целей, которые должны быть достигнуты с помощью внутренних коммуникаций. Цели могут включать повышение взаимопонимания, укрепление корпоративной культуры, увеличение kpi и другие аспекты, которые важны для организации. Четко сформулированные цели помогут сосредоточиться на необходимых изменениях и действиях.

• Разработка стратегии: на основе анализа и определения целей необходимо разработать стратегию внутренних коммуникаций. Стратегия должна включать определение целевой аудитории, каналов коммуникации, частоты и способов передачи информации, а также меры по обратной связи и измерению эффективности. Важно учесть особенности организации и предпочтения сотрудников при разработке стратегии.

• Создание коммуникационных каналов: следующим шагом является создание и настройка коммуникационных каналов. Они должны быть доступными и удобными для сотрудников. Внутренняя почта, чаты, внутренние порталы, социальные сети и регулярные собрания - все это могут быть включены в систему коммуникаций. Важно выбрать подходящие каналы, которые наиболее соответствуют потребностям организации и предпочтениям сотрудников.

• Обучение и обратная связь: обучение сотрудников навыкам эффективной коммуникации и обратной связи является важным аспектом в построении эффективной системы внутренних коммуникаций. Сотрудникам следует предоставить возможности для развития коммуникационных навыков и обратной связи, чтобы они могли стать более эффективными в общении друг с другом и с руководством.

• Измерение и улучшение: важно измерять эффективность внутренних коммуникаций и вносить коррективы при необходимости. Это может быть достигнуто через анализ обратной связи, мониторинг коммуникационных каналов, проведение опросов и оценки результатов. На основе полученных данных можно вносить улучшения в систему коммуникаций для достижения поставленных целей.

Эффективная система внутренних коммуникаций является основой для успешного функционирования организации. Она способствует повышению эффективности работы, укреплению связей между сотрудниками и руководством, а также созданию благоприятного рабочего окружения. Построение такой системы требует усилий, но может принести значительную пользу для компании – это и повышение производительности, и снижение конфликтов, и улучшение взаимодействия внутри коллектива в целом.

Узнать больше про другие аспекты внутренних коммуникаций вы можете из наших материалов:

• Правила эффективной коммуникации в команде
• Платформы/инструменты по управлению коммуникациями
• Как эффективно управлять внутренними коммуникациями в организации
• Внутрикорпоративные коммуникации: виды, каналы, особенности