13 мая 2025

Обосновываем расходы на HR-проект с помощью Business Model Canvas и расчета ROI

Факт из опыта «Пряников»: требования к обоснованию проектов в средних и крупных компаниях становятся всё строже. Даже если на руках есть успешные примеры из практики конкурентов и цифры – без прозрачной аргументации проект может застрять в обсуждениях.

Представьте, что вы приходите к руководителю с идеей внедрить корпоративный портал. Вы уверены, что это круто, но босс смотрит на вас скептически: «А зачем нам это? Сколько это будет стоить? И главное — что мы с этого получим?» Знакомая ситуация? Давайте разберёмся, как грамотно обосновать затраты на HR-проект. Для этого мы предлагаем двухэтапный подход: сначала структурируем идею с помощью Business Model Canvas, а затем подкрепим её расчётом возврата инвестиций ROI.

Business Model Canvas (BMC) — это инструмент, который помогает представить проект максимально ёмко и наглядно. Изначально он создавался для стартапов, но мы адаптировали его для внутренних HR-инициатив.

Мы делимся этим подходом, потому что знаем – у руководителей времени меньше, чем у вас на выбор обеда в ЯндексЛавке. Они хотят услышать: "Вот крутая штука, запускаем за три месяца, вовлеченность вырастет в разы". Canvas помогает уложить всю суть проекта в пару слайдов, а значит увеличивает ваши шансы на «зеленый свет» от руководителя.

Итак, задача первая – максимально ёмко и понятно представить суть проекта.

Давайте рассмотрим основные элементы нашей адаптированной Business Model Canvas и заполним её на примере создания корпоративного портала.

Мы выбрали корпоративный портал, так как это многофункциональное и сложное решение, которое включает в себя разные возможности и влияет на множество показателей. Но этот же подход поможет вам для презентации любого HR-tech проекта.

Какие задачи мы решаем?

Начните с формулировки задач, ради которых вы планируете внедрить решение. Например, для корпортала возможны варианты:

Повышение вовлечённости персонала.
Улучшение внутренних коммуникаций.
Снижение текучести.
Ускорение процессов поиска информации.

Важно: формулируйте задачи, связывая их с бизнес-метриками.
Например, «создание единой платформы для общения» – это описание инструмента, а не цели. А вот формулировка: "Мы хотим объединить сотрудников в рамках общей коммуникационной платформы, чтобы укрепить командный дух, повысить лояльность компании, и снизить текучесть кадров на 15% за год" — уже звучит как бизнес-задача. Измеримо, понятно и связано с бизнес-результатами.

Как измерим эффект?

Если у вас запланированы чёткие и понятные метрики, проект сразу перестаёт быть просто «хорошей идеей». Вы показываете цель, к которой планируете прийти, и доказательства – в какой момент ока будет достигнута.

Давайте посмотрим, как можно запланировать расчет эффективности внедрения корпоративного портала из нашего примера.

– Опросы: обратимся за помощью к коллегам

Допустим, цель внедрения корпортала – поднять вовлечённость команды. Тогда рабочим вариантом для оценки эффективности внедрения – регулярно проводить опросы и оценивать динамику и количество ответов.

– Посещаемость и активность: кто, сколько и как?

Смотрим на цифры и анализируем, сколько людей заходят на портал ежедневно, еженедельно, ежемесячно. Если портал ориентирован на коммуникации – считаем лайки, просмотры новостей, комментарии. Важным показателем также будет количество контента, созданного сотрудниками – EGC (Employee Generated Content), а его популярность измеряют через Engagement Rate (ER) — процент сотрудников, которые что-то пишут или комментируют. Допустим, раньше посты писал только HR, а теперь 15% команды делятся идеями — это успех.

Снижение текучести кадров

Если ваша задача — удержать сотрудников, то ключевой метрикой будет текучесть кадров. Но стоит учесть, что эффект станет заметен минимум через год. Например, если в розничной сети после внедрения портала текучесть кадров снизилась с 25% до 18% за год, мы можем говорить о том, что внедрение не только сэкономило деньги на подборе новых сотрудников, но и повысило стабильность работы магазинов.

– И другие креативные методы в виде абстрактных примеров.

Например, мы внедрили новый софт для техподдержки в ИТ проекте. Метрика для оценки — снижение среднего времени ответа на запрос, допустим, с 2 часов до 30 минут
Запуск онлайн-курсов для сотрудников. В таком случае мы сможем измерить процент прошедших обучение (было 20%, стало 70%).
Обновление платформы корпоративной базы знаний можно оценить через время, потраченное на поиск важно информации. Допустим, на старом портале сотрудники тратили в среднем 30 минут на поиск нужной информации, и в месяц это выливалось в 500 человеко-часов, что при средней зарплате 50 000 рублей обходилось компании в 1,25 млн рублей в год. После внедрения нового портала с современным поисковым движком время поиска сократилось до 10 минут. Это сэкономило компании 800 000 рублей в год.

Если метрики неочевидны, постарайтесь заранее договориться с командой и руководителем, что будет критериями успеха. Это может быть результат внешнего опроса, личное мнение руководителя, комментарии команды. Главное – зафиксировать договоренности на старте.

Определяем аудиторию: для кого мы вообще стараемся?

Когда вы разрабатываете любой проект важно понимать, кто им будет пользоваться, помня, что то, что работает для офисных сотрудников, может провалиться у тех, кто работает «в поле».

Например, вы запускаете корпоративный портал для компании, где половина сотрудников постоянно в командировках в локациях с слабым интернет-покрытием. Значит, важно отказаться от анимации и тяжёлого медиа, сделать лёгкую версию, которая загрузится даже на слабом сигнале и учесть mobile-first: мобильное приложение или хотя бы адаптивную вёрстку.

Знание аудитории поможет определить подачу проекта, учесть возраст и интересы сотрудников. Для более взрослой аудитории, например, можно запустить проект геймификации в виде нейтральной «программы признания и поощрения лучших», используя метафоры гонок, бондианы или путешествий. Вдохновение и метафоры для молодежи стоит искать в поп- и гейм-культуре – больший отклик дают отсылки к TikTok, Roblox или Genshin Impact.

Кто будет реализовывать проект

Итак, задачи ясны, аудитория определена — теперь главный вопрос: кто всё это воплотит в жизнь? Давайте разберём, кто нужен в команде, чтобы запустить корпоративный портал или любой другой HR-проект.

Руководитель проекта, который будет бороться с хаосом, отвечать за сроки, бюджет и координацию всех процессов.
IT-специалисты, которые будут заниматься технической частью, настройкой портала и интеграциями с другими корпоративными системами.
Маркетологи – чтобы рассказать о проекте всем сотрудникам компании и привлечь их.

Кроме того, мы рекомендуем на старте обсудить проект со специалистами по информационной безопасности, чтобы понять можно ли использовать облачные решения или лучше развернуть портал на внутренних серверах.

Бюджетирование

Сначала разберём, во что обойдётся проект на примере нашего корпоративного портала, а потом прикинем, как он может окупиться.

Спросить: «Сколько стоит корпоративный портал на 1000 человек?» — это как спросить: «Сколько стоит машина?». Ведь вопрос может быть как о новеньком Tesla Cybertruck за миллионы, так и о стареньком УАЗике. Всё зависит от ваших задачи и стоимость, конечно, может варьироваться. Но, в случае использования внешних программных продуктов, мы можем оценить из чего она будет складываться.

Если вы используете готовое ПО, то весомая статья расходов – это лицензии. Они могут быть серверными (если портал размещается на ваших серверах) или облачными (если вы арендуете серверы у провайдера).
Если вы решили размещать портал на своих серверах, вам понадобятся серверы, программное обеспечение для них и, возможно, апгрейд инфраструктуры.
Расходы на внедрение: готовое ПО — это как конструктор: его нужно адаптировать под ваши задачи, корпоративный стиль и целевую аудиторию, которую мы определили выше. Сюда могут входить: предпроектный анализ, брендирование портала согласно вашему брендбуку, синхронизация данных и оргструктуры с внутренними системами учета, разработка стратегии коммуникации с сотрудниками и многое другое.
После внедрения начинается этап эксплуатации. Обычно он начинается с: пилотного тестирования, когда решение внедряется в работу конкретной небольшой группы сотрудников. На данном этапе часто возникают дополнительные запросы и пожелания. В связи с этим, мы советуем предусмотреть в бюджете отдельную статью на «тайм-энд-материал», которая включает часы работы, финансируемые заранее, но расходуемые по мере необходимости. Это своего рода резерв, предназначенный для быстрого внесения изменений в проект.

И разные дополнительные расходы. Например, составление документации, проведение обучения сотрудников, закупка призов в магазин или организация внутренней PR-кампании. Если речь идет о массовом инструменте, например, корпоративном портале, важно не только обучить сотрудников его использованию, но и сформировать у них привычку к работе с ним. В случае с более специализированными инструментами, такими как системы управления рекрутингом (ATS), все несколько проще. В этом случае достаточно ограничиться обучением для рекрутеров.

Мы рекомендуем сразу оценить не только стоимость внедрения, но и стоимость владения проектом на срок пять лет. Даже после завершения внедрения у вас будут возникать дополнительные расходы.
Во-первых, затраты на обновление лицензий и докупку дополнительных, если в стратегии вашей компании заложен быстрый рост. Во-вторых, потребуется техническая поддержка и кастомизация новых функций также требует ресурсов. Это может быть работа как внешних подрядчиков, так и внутренних программистов. Плюс контентное сопровождение и обновление ассортимента для корпоративного магазина.

Содержание проекта

Признаемся сразу, корпоративный портал – сложный пример для иллюстрации этого пункта нашей защиты. В отличие от систем управления обучением (LMS) или рекрутинговых ATS, которые достаточно просто сравнить по функциональным характеристикам, корпоративные порталы не поддаются столь четкой классификации.

Лучшая метафора для корпоративного портала – швейцарский нож: внутри может найтись что угодно, от простой платформы для новостей до полноценной HRM-экосистемы, с инструментами оценки, мотивации, обучения, программами признания и аналитикой.

В 2022 году, когда западные провайдеры покинули рынок, появилось множество запросов на универсальное HR-tech решение, включающее подбор, обучение, программы льгот и прочие функции. Однако за последние три года ни одно решение, полностью удовлетворяющее все HR потребности, так и не появилось.

Каждое решение на российском рынке исторически имеет свои ключевые особенности. Например, компания Websoft изначально фокусировалась на LMS, что остается ее сильной стороной. «Пряники» 13 лет назад начали с создания геймификации и корпоративной социальной сети и, и свою экосистему, включающую обучение, работу с идеями, базы знаний, опросы и мобильные приложения, строили именно вокруг этих функций.

При разработке нашей Business Model Canvas необходимо четко определить, какие функции будет включать итоговое решение. Если компания уже имеет сложную IT-инфраструктуру, полезным будет слайд с блок-схемой, демонстрирующий взаимодействие портала с другими системами, например, с Active Directory, 1С и др..

HR-PR-кампания

И наконец, важный аспект — как мы будем вовлекать сотрудников и продвигать новое решение. Необходимо разработать стратегию, чтобы сотрудники активно пользовались порталом и участвовали в его развитии.

Заполненная бизнес-модель станет ключевым слайдом презентации, с которой вы представите проект руководству. Конечно, для расшифровки каждого пункта могут потребоваться дополнительный слайды, но мы верим, что ваш руководитель сразу оценит проделанную работу и даст зелёный свет на реализацию проекта.

Обоснование возврата инвестиций

Теперь, когда мы разобрались с затратами, пора перейти к ценности – возврату инвестиций (ROI).

Рассмотрим доступные источники данных для расчета ROI.

Существуют международные и российские исследования, которые демонстрируют, как подобные инструменты влияют на ключевые HR-метрики. Например, компании, инвестирующие хотя бы 1% фонда оплаты труда в программы нематериального признания, сталкиваются с меньшей текучестью кадров по сравнению с теми, кто этого не делает, согласно исследованиям Gartner и Gallup.
Бенчмарки компаний вашего сектора. Посмотрите, как подобные решения работают у конкурентов. Эта информация есть в блогах HR-tech платформ (например, в блоге «Теории и Пряники или в отзывах РБК.Компании), на вебинарах или в отчётах вроде «HR Trends 2025». B2B-платформы охотно делятся реальными историями успеха с результатами и цифрами.
Самостоятельный расчёт ROI. Здесь важно найти то, что можно измерить и перевести в деньги. Например, время, сэкономленное за счёт автоматизации процессов, или снижение текучести кадров.

Пример такого расчета: Представьте компанию на 1000 человек. Каждый сотрудник 10 раз в год запрашивает справку (2-НДФЛ, отпускные — бывает всякое).

Без портала: На одну справку уходит 30 минут. Итог: 1000 × 10 × 0,5 часа = 5000 часов в год. Пусть зарплата сотрудника, выдающего справки — 50 000 рублей/месяц, или 312 рублей/час (при 160 часах). Затраты: 5000 × 312 = 1,56 млн рублей в год.
С порталом: Автоматизация сокращает время до 10 минут (0,17 часа). Итог: 1000 × 10 × 0,17 = 1700 часов. Затраты: 1700 × 312 = 530 400 рублей.
Экономия: 1,56 млн - 0,53 млн = 1,03 млн рублей в год. За 3 года — 3,09 млн рублей.
Итого, если портал стоит 1,5 млн на старте и 2 млн за 5 лет владения (3,5 млн всего), он окупится за 3,5 года только на справках.

Аналогично можно рассчитать время для поиска внутренних экспертов, эффект от снижения текучести персонала и от новых идей сотрудников – любые показатели, которые можно измерить, имеют оценку в деньгах.

Заключение

Для успешного получения бюджета на HR-проект необходимо: разработать детальный план, провести тщательный расчет потенциального экономического эффекта и убедительно презентовать аргументы. Мы постарались максимально помочь вам в этом непростом деле при помощи Business Model Canvas, математики и опыта «Пряников». Удачи!