Интранет портал организации — что это такое и зачем он нужен
Интранет — это частная сеть, доступная только сотрудникам организации. Она работает по принципу обычного интернета, но ограничена рамками компании и используется для обмена информацией, коммуникаций, совместной работы и доступа к внутренним ресурсам.
Согласно практике, корпоративный портал способен успешно решать задачи рабочего плана, такие как управление выполнением задач, анализ данных, хранение важной информации, автоматизация бизнес-процессов и управление взаимоотношениями с клиентами (CRM). Быстрая связь между различными подразделениями компании также эффективно осуществляется на порталах.
Административные процедуры, такие как оповещение о нововведениях или важных событиях, становятся излишними — достаточно разместить информацию на портале, чтобы она стала доступной всем. Сотрудники также постоянно имеют доступ к корпоративной базе знаний.
Основные функции интранета:
- Обмен информацией — публикация новостей, объявлений, документов, политик компании
- Внутренние коммуникации — форумы, чаты, электронная почта, инструменты для совместной работы
- Доступ к ресурсам — базы данных, внутренние приложения, корпоративная информация
- Обучение и развитие — обучающие материалы, курсы, тренинги
- Управление персоналом — профили сотрудников, отчеты о работе, заявки на отпуск
Каким организациям нужен интранет-портал
Корпоративный портал является эффективным и неотъемлемым инструментом для поддержки, развития, вовлечения и удержания сотрудников. Кроме того, портал особенно будет полезен для крупных организаций с филиалами в одном городе или даже в разных городах. Даже если в компании нет филиалов, но есть большой штат сотрудников, разбросанных по разным этажам, портал поможет объединить всех в одну команду. Имея портал, нет необходимости тратить время на хождение с бумажными документами или поиск клиентской базы на просторах 1С. Однако, если в организации работают всего несколько человек и они находятся в одном кабинете весь рабочий день, портал может быть излишним.
Преимущества и недостатки корпоративных интранет-порталов
|
Недостатки |
Преимущества |
|
Высокие затраты на разработку, внедрение и поддержку интранет-портала |
Улучшение коммуникации и совместной работы сотрудников |
|
Необходимость обучения сотрудников работе с новой системой |
Централизованное хранение и доступ к информации и документам |
|
Возможные проблемы с безопасностью данных, если не обеспечена должная защита |
Увеличение эффективности бизнес-процессов и оперативность принятия решений |
|
Риск перегрузки информацией и сложности навигации для пользователей |
Улучшение внутренней информационной безопасности |
|
Необходимость постоянного обновления и поддержания актуальности контента на портале |
Повышение уровня вовлеченности сотрудников и улучшение корпоративной культуры |
Оценка эффективности работы интранет портала организации
Оценка эффективности работы интранет-портала организации может быть проведена с помощью различных критериев. Вот несколько ключевых показателей, которые могут быть использованы для оценки:
- Уровень использования: оценка количества сотрудников, активно использующих интранет-портал, может дать представление о его эффективности.
- Удовлетворенность сотрудников: опросы и обратная связь от сотрудников могут помочь оценить, насколько портал соответствует их потребностям и улучшает их рабочий процесс.
- Улучшение бизнес-процессов: измерение уровня автоматизации бизнес-процессов и сокращение времени на выполнение задач после внедрения интранет-портала.
- Уменьшение объема внутренней корреспонденции: сокращение объема внутренних писем и запросов на информацию благодаря централизованному доступу к информации.
- Увеличение производительности: оценка изменения в производительности сотрудников после внедрения интранет-портала.
- Безопасность данных: оценка уровня защиты конфиденциальной информации и предотвращения утечек данных.
- Аналитика использования: мониторинг активности пользователей, наиболее популярных разделов и функций портала.
Эти критерии могут помочь оценить эффективность работы интранет-портала организации и выявить области, требующие улучшения.
По каким признакам можно определить, что компании необходимо внедрить корпоративный интранет портал?
Проблемы внутри организации возникают из-за сложностей коммуникации сотрудников, затрудняющих доступ к информации и контактам. Разрозненное хранение документов приводит к временным затратам на их поиск, а также требует усовершенствованных инструментов для совместной работы. Отсутствие централизованного хранилища информации может привести к дублированию усилий сотрудников и затруднить управление проектами. Неэффективная интеграция бизнес-систем требует создания единой платформы для корпоративных приложений. Рост компании и числа сотрудников требует улучшения внутренних коммуникационных процессов.
Создание цифрового рабочего пространства в каждой компании становится все более популярным направлением развития, но при его внедрении стоит быть осторожнее и полагаться только на надежные методы. Поэтому вы можете обратиться за помощью к нам, а мы покажем, как все эти моменты учтены в «Пряниках»
